Event Organizing Adalah – Event organizer mungkin sudah tidak asing lagi bagi kalian, sebeb kahadirannya banyak di jumpai di lapangan. Dan sekarang ini usaha jenis ini bisa berkembang secara pesat karena adanya ketergantungan masyarakat pada jasa organizer.
Tentunya istilah event organizer ini sudah sering kalian dengar istilah EO. Jadi EO merupakan penyelanggara acara yag tugasnya merancang dan mengadakan serta mengontrol suatu acara tertentu.
Kahadiran EO ini tentu seringkali dicari dan dibutuhkan oleh beberapa orang yang akan dan berencana menyelenggarakan sebuah event atau acara tertentu. Namun sebenarnya tidak semua event atau acara bisa dijalankan dan diselenggarakan dengan campur tangan dari EO.
Acara yang biasanya membutuhkan jasa EO diantaranya sepertio acara pernikahan dan acara ulang tahun serta beberapa pesta lainnya. Nah untuk lebih memahami dan mengerti apa sih Event Organizing itu simak ulasan selengkapnya dibawah ini.
Contents
Pengertian Event Organizer
Dalam pengertian sederhana yang disebut sebagai Event Organizer adalah pengelola suatu kegiatan “Pengorganisir Acara”, setiap kegiatan yang di selenggarakan bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa bersifat non material.
Bentuk sebuah Event Organizer sendiri sebenarnya telah dikenal di berbagai organisasi kemasyarakatan lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan “in-house production”. Di antaranya; kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan tempat tinggal kita, kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah yang di selenggarakan oleh OSIS dan lain sebagainya.
Peranan Event Organizer Dalam Dunia Usaha
Perkembangan dunia usaha di Indonesia dewasa ini telah memperlihatkan ke arah yang menggembirakan, terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun besar, dan salah satunya adalah Event Organizer.
Dalam pengertian ini yang dimaksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada profesi yakni suatu lembaga baik formal maupun non formal yang di percaya untuk melakukan kegiatan. Misal; peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik dan lain sebagainya, disesuaikan dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer sendiri.
Disini yang membedakan sebuah Event Organizer dalam bentuk kepanitian “In-house production” dan event organizer yang mengarah pada profesi dapat dilihat dari keberlangsungan event organizer tersebut.
Apabila dalam bentuk kepanitian setelah kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas orang-orang yang terlibat di dalam kepanitiaan. Dan sedangkan dalam event organizer yang mengarah para profesi, meskipun kegiatan telah berakhir akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan tetap berlangsung.
Tahapan Menyelenggarakan Event Organizer
Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang membutuhkan konsep yang jelas dan terarah, dibawah ini beberapa tahapan strategis dalam menyelenggarakan sebuah event yaitu:
- Konsep yang menarik dan kreatif.
- Proses tahapan pembuatan event.
- Eksekusi event yang significant.
- Konsep yang menarik dan kreatif.
Dalam rencana pembuatan konsep event kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di lingkungan kita, baik lokal, nasional maupun global “update”. Setelah tema tercipta maka kita harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain.
Kita harus berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang.
Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Akan tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan dibuat.
Proses Tahapan Pembuatan Event Organizer
Adapun proses tahapan pembuatan event organizer diantaranya yaitu:
- Mencari konsep yang kreatif.
- Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
- Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
- Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
- Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan proposal.
- Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
- Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor.
- Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
- Melakukan kontrak kepada semua pihak.
- Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara.
- Jika diperlukan melakukan konferensi pers.
- Melakukan publikasi.
- Merekrut sesuai dengan kebutuhan.
- Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi.
Eksekusi Event Yang Significant
Adapun eksekusi event yang significant diantaranya yaitu:
- Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi, dll..
- Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi, dll.
- Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
- Tepat waktu.
- Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
- Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
- Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya.
- Hasil acara diliput di media cetak / elektronik
- Kecerdasan atau kesanggupan seseorang itu terbagi: 1% adalah inspirasi, dan 99% adalah cucuran keringat atau usaha keras.
Kelebihan Menggunakan Jasa Event Organizer
Dalam sebuah acara apabila memutuskan untuk menggunakan jasa Event Organizer, tentu akan memberikan beberapa kelebihan positif diantaranya yaitu:
Acara Lebih Kreatif
Menggunakan jasa EO sebenarnya akan menguntungkan bagi kalian. Sebab acara kalian akan dikemas secara lebih menarik sehingga pengunjung bisa menikmati serangkaian acara kalian. Acara juga bisa berlangsung secara lebih interaktif dan tidak membosankan.
Antisipasi Hal Tak Terduga
Dengan adanya EO maka kalian bisa mencegah terjadinya beberapa hal yang bersifat buruk. Kehadiran EO memang akan mempermudah kalian saat mengadakan acara. Kesalahan yang terjadi juga akan menjadi tanggung jawab bagi EO sehingga kalian tidak perlu repot memikirkannya. Biarkan jasa EO Anda mengatur pelaksanaan acara terbaik untuk kalian.
Banyak Relasi
Menggunakan jasa event organizer akan memberikan keuntungan bagi kalian dalam memperbanyak relasi. EO umumnya terdiri dari bagian dekorasi dan venue bahkan sampai ke tata rias serta dokumentasi. Tentu sekumpulan orang yang tergabung ke dalam jasa EO yang kalian gunakan bisa menjadi relasi kalian untuk ke depannya sehingga kalian memiliki banyak rekan.
Budget Event Terkontrol
Menyelenggarakan suatu event dengan menggunakan jasa EO akan membantu kalian untuk lebih hemat. EO biasanya akan menawarkan jasa dengan harga yang telah tertera. Kalian tentu bisa memilih rencana dengan disesuaikan budget yang memang disiapkan untuk menyelenggarakan acara kalian. Hal ini tentu lebih menguntungkan bagi kalian karena kalian bisa menyelenggarakan event dengan biaya yang lebih irit.
Lebih Efisien
EO akan mengatur segala acara kalian dengan baik. Kalian tidak perlu bingung dan repot untuk mengatur acara karena EO akan mengaturnya untuk kalian. Tentu saja menyewa jasa EO akan semakin menghemat waktu kalian sehingga perencanaan dan penyelenggaraan acara cenderung lebih efisien.
Tips Menentukan Tarif Event Organizer
Dan salah satu hal yang sering kali menjadi kendala dan pertanyaan besar oleh para pemilik Event Organizer ini adalah tarif yang pantas untuk dikenakan. Oleh sebab itu supaya tidak salah dalam memberikan tariff maka berikut ini beberapa tips menentukan tariff bagi para pemilik EO.
Segmen Pasar
Sebuah bisnis sebaiknya perhitungkan banyak hal di dalam laksanakan penentuan tarif. Terlebih ulang seumpama kalian baru saja memulai sebuah bisnis juga pula bisnis yang berwujud event organizer. Penentuan tarif atau harga harus dijalankan bersama memandang segmen pasar yang ada. Termasuk pula bisnis organizer bagi berbagai macam event yang selagi ini semakin marak dan semakin banyak jumlahnya. Umumnya penghasilan yang diperoleh berasal dari dua model sumber.
Sumber penghasilan yang pertama adalah pembayaran dari klien yang telah mengfungsikan jasa kalian untuk acara yang diselenggarakan oleh klien tersebut. Pendapatan yang ke dua yakni berasal dari seluruh vendor yang telah bekerja serupa bersama bisnis yang tengah kalian jalankan. Oleh karena itu agar bisnis kaliana mampu laris di pasaran maka kalian harus mampu mengimbuhkan tarif yang tepat. Pendapatan yang berasal dari klien pasti dapat meningkat jika bisnis kalian semakin berkembang.
Lokasi
Pada dasarnya tidak seluruh wilayah punya harga yang lumayan tinggi. Sebuah wilayah tersedia yang punya harga lumayan tinggi tapi tersedia pula wilayah yang punya harga pasar lumayan rendah. Jadi kalian harus mampu memandang wilayah yang dapat dipilih sebagai venue. Tempat pelaksanaan suatu event atau acara khusus mampu dicari dan didapatkan kemungkinan sesuai bersama budget atau dana yang telah tersedia.
Jadi sebuah tempat yang jadi wilayah bagi pelaksanaan suatu acara telah seharusnya dipertimbangkan bersama terlampau baik. Oleh karena itu tarif yang diberlakukan oleh suatu event organizer telah seharusnya sesuai pula bersama tarif lokasi. Jika wilayah mahal maka tarif yang dikenakan pada klien mampu mahal. Namun jika wilayah venue lumayan tidak mahal maka sebaiknya kalian mengimbuhkan tarif yang sesuai.
Pengalaman
Pengalaman turut jadi faktor penentu besarnya tarif bagi para pelaku usaha. Semakin banyak pengalaman yang dimiliki oleh pelaku bisnis maka semakin tinggi pula tarif yang mampu diberikan kepada klien. Namun jika kalian baru saja memulai bisnis kalian sebaiknya berikan tarif terendah agar kalian mampu membangun dan mengembangkan nama perusahaan kalian.
Pengalaman pada dasarnya turut dijadikan sebagai ukuran bagi sebuah pemasangan tarif. Pengalaman yang banyak menandakan bahwa pelaku bisnis telah punya keahlian dan keterampilan dan juga kemampuan di dalam mobilisasi usahanya tersebut. Namun pelaku bisnis yang baru saja memulai usahanya masih harus belajar banyak hal. Masih tersedia banyak hal yang juga harus dipelajari agar bisnis berkembang bersama semakin baik. Oleh karena itu tarif pengelola event yang baru saja menjadi umumnya lebih rendah seumpama dibandingkan bersama yang berpengalaman.
Reputasi
Semakin pelaku bisnis punya pengalaman di dalam mobilisasi usahanya maka semakin tinggi pula tarifnya. Sebab pada dasarnya pengalaman turut berpengaruh pada reputasi seseorang teruatama di dalam hal mobilisasi bisnis. Pelaku bisnis yang telah berpengalaman umumnya punya reputasi yang lebih baik daripada pemula. Sebab pelaku bisnis yang berpengalaman cenderung telah mengembangkan keahliannya.
Sedangkan bisnis yang baru dijalankan tentu saja tidak punya pengalaman yang banyak. Bahkan mampu saja bisnis yang baru di mulai itu belum berpengalaman serupa sekali. Dalam hal ini bisnis yang baru saja di mulai atau dirintis tidaklah punya reputasi sebaik bisnis yang telah lama berjalan agar tarifnya cenderung lebih rendah.
Menggunakan jasa Event Organizer sebenarnya terbukti mendukung terlaksananya acara bersama lebih baik dan lebih mudah. Sama halnya jika mengfungsikan product yang pas untuk mendukung mengawasi absensi karyawan secara efektif. Misalnya lewat pemanfaatan JojoTimes, yang mana product ini mendukung mengimbuhkan knowledge absensi karyawan yang akurat. Selain itu mampu pula mengimbuhkan knowledge cuti karyawan maupun potensi perkembangan karir karyawan.
Demikianlah pembahasan mengenai Event Organizing Adalah semoga dengan adanya ulasan tersebut dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian semua,, terima kasih banyak atas kunjungannya.