Arsip Elektronik – Dalam artikel kali ini admin akan menjelaskan mengenai arsip elektronik yang mana meliputi pengertian , komponen dan juga manfaatnya . Untuk itu langsung saja simak ulasan selengkapnya berikut ini.
Contents
Pengertian Arsip Elektronik
Arsip Elektronik adalah definisi lain dari Elektronic Archive ( e-Archive ) yang artinya sistem atau tata cara mengumpulkan informasi, yang berbentuk dokumen yang di rekam dan juga disimpan menggunakan teknologi komputer yang berupa dokumen elektronik ( Document Management System / e-Documents) . Tujuannya supaya dokumen mudah di lihat, di kelola, di temukan dan di gunakan kembali.
Pengertian Arsip Elektronik Menurut Para Ahli
Pengertian arsip elektronik menurut Australian Archives adalah arsip yang di cipta atau di pelihara, sebagai bentuk transaksi, aktivitas, dan juga fungsi lembaga atau individu yang di transfer serta diolah di dalam dan diantara sistem komputer.
Pengertian arsip elektronik menurut NARA adalah arsip yang di simpan dan juga diolah dalam suatu format, yang dimana hanya komputer yang bisa memprosesnya. Arsip elektronik di namakan juga dengan machine readable records ( arsip yang hanya dapat dibaca melalui mesin ). Elektronic records merupakan suatu informasi dalam file dan juga media elektronik yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan serta menyimpannya sebagai bukti kegiatan.
Pengertian arsip elektronik menurut Sugiarto merupakan sebuah arsip yang konsepnya masih sama dengan konsep arsip konvensional. Jika pada arsip berbasis elektronik mempunyai kabinet virtual, yang di dalamnya berisi map virtual. Dan dalam map virtual itu berisi lembaran arsip yang telah dikonvensi dalam bentuk file digital.
Pengertian arsip elektronik atau sistem kearsipan menurut Priansa dkk adalah sebuah kombinasi serta penyusunan yang unik, dari unsur proses kearsipan yang di desain untuk mencari solusi atas masalah kearsipan hingga tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai.
Manfaat Arsip Elektronik
Sukoco ( 2006:112 ) menyatakan terdapat beberapa sistem pengarsipan elektronik antara lain sebagai berikut :
- Mudah ditemukan dan juga melakukan pengarsipan tidak harus meninggalkan meja kerja.
- Pengindekan yang sifatnya fleksibel dan mudah dimodifikasi, menurut prosedur yang telah dikembangkan nantinya akan menghemat biaya, tenaga dan juga waktu.
- Pencarian secara full text, kata kunci atau nama filenya dalam bentuk full text dokumen.
- Kemungkinan file hilangnya kecil.
- Menghemat tempat dan juga kemampuan 1 CD-RW dengan kapasitas 700MB dapat menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam format PDF) atau lebih kurang 700 lembar gambar (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG).
- Menjadikan arsip menjadi digital, sehingga resiko dokumen yang rusak atau kertasnya termakan waktu lebih kecil karena arsip tersimpan secara digital.
- Dapat berbagi arsip dengan mudah, karena dapat menggunakan jaringan LAN atau internet.
- Keamanannya lebih meningkat, karena mekanisme kontrolnya jelas serta tercantum pada buku pedoman pengarsipan secara elektronik.
- Mudah melakukan recovery data dengan cara memback up ke dalam media penyimpanan yang sifatnya kompetibel.
Komponen Arsip Elektronik
Sugiarto menyatakan bahwa terdapat tiga komponen dalam arsip elektronik yaitu sebagai berikut :
Kabinet Virtual
Cabinet virtual adalah database yang bentuknya meniru bentuk kabinet nyata yang di gunakan dalam sistem kearsipan konvensional. Bedanya apabila dalam kabinet nyata kemampuan menampung datanya terbatas, sedangkan dalam kabinet maya ini tidak terbatas. Yang membatasinya adalah kemampuan fisik harddisk dalam menyimpan data digital tersebut. atribut pada kabinet virtual antara lain yaitu , sebagai berikut :
- Kode kabinet, dengan fungsi untuk pencatatan kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan.
- Nama kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat nama kabinet seperti Surat Masuk, Surat Keluar dan yang lain
- Fungsi kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat keterangan fungsi kabinet.
- Lokasi, yang berfungsi sebagai pencatat lokasi kabinet.
Map Virtual
Map Virtual adalah database yang atributnya seperti map yang sesungguhnya, di dalam sistem kearsipan konvensional. Akan tetapi tidak seperti pada map konvensional, map virtual mempunyai kemampuan yang tidak terbatas dalam menyimpan dokumen. Atribut map virtual antara lain yaitu :
- Kode Map, Memiliki fungsi sebagai pencatat kode map yang sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan.
- Nama map, memiliki fungsi sebagai pencatat nama map seperti contohnya bagian keuangan, bagian pemasaran dan yang lain sebagainya.
- Lokasi map
- Keterangan dan yang lain sebagainya.
Lembaran Arsip
Lembaran arsip yang tersimpan dalam map virtual dapat berbentuk file dokumen atau gambar. File dokumen merupakan file yang dibuat di microsoft word, excel, power point dan sebagainya. Dan file yang bentuknya gambar adalah hasil scanner atau import bitmap dari media yang lainnya. Atribut yang tercatat dalan database antara lain yaitu sebagai berikut :
- Kode arsip, memiliki fungsi sebagai pencatat kode arsip yang sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan
- Nama arsip, memiliki fungsi sebagai pencatat nama yang menunjukkan isi detail dari arsip yang disimpan.
- Memiliki fungsi sebagai pencatat klasifikasi map seperti penawaran khusus, rahasia dan yang lain sebagainya.
- Tanggal Arsip, memiliki fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut dibuat
- Tanggal diterima, memiliki fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut diterima
- Memiliki fungsi untuk mencatat pengirim arsip
- Memiliki fungsi sebagai pencatat bagian yang menerima arsip ( tujuan arsip )
- Memiliki fungsi sebagai pencatat file arsip yang sudah di scanner jika ada.
- Lokasi file. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi file di dalam hardisk
- Lokasi fisik, memiliki fungsi sebagai pencatat lokasi hard copy arsip tersebut.
Demikianlah pembahasan mengenai Arsip Elektronik semoga informasi yang di berikan dapat bermanfaat dan berguna untuk anda semua , sekian dan terimakasih.